参加登録や演題登録、会場づくり、当日の進行支援など、大会運営に伴う複雑なタスクをひとつの流れとして整理し、確実に前へ進める体制を整えています。
学術大会（集会）等に関わる皆さまが、本来向き合うべき発表内容や学術交流に集中できる環境を実現すること。
それが未来の役割です。
学術大会（集会）企画運営サポート
企画から当日の運営、開催後のフォローまで、 大会が滞りなく進むための体制を一貫して整えています。
「ここだけお願いしたい」というご相談もOK。部分的な業務委託にも対応しています。
こんなお悩みはありませんか？
- 企画・準備が煩雑で時間が足りない
参加者募集、講演者調整、会場手配、資料作成…タスクが多すぎる - 事務局の業務負担が限界
演題登録・参加登録の管理に追われ、他の業務が止まってしまう - 複数業者との調整が大変
印刷・システム・会場設営など、連携が複雑でミスが起きやすい
その課題、未来のトータルサポートで解決できます。
サービスの特徴
学術大会（集会）に関わる多様な工程を、未来が ひとつの流れとして一体的に支えます。
複数の業者を行き来する必要がなくなり、事務局の皆さまの負担を大きく減らすことができます。
サービス内容
1. 参加・演題登録を一元管理する事務局業務サポート
- 大会支援システムによる 参加登録・演題登録のオンライン管理
- 入金管理、問い合わせ窓口（支援・督促含む）を代行
- 登録状況の可視化、プログラム編成フォロー
- 事務局の負担を大幅に削減し、発表内容や学術交流に集中できる環境を提供
登録業務の煩雑さから完全に解放されます。
2. 会場選定〜設営〜当日運営補助まで包括的にサポート
- 会場選定・レイアウト提案・動線設計
- 講演者への謝礼金支払い代行
- 会場設営・撤収、備品手配（看板・幕類・案内ポール等）
- 映像・音響機材の設置・操作
- タイムキーパー、座長サポート、受付スタッフ派遣
- スケジュール表作成・進捗管理
大会当日の運営から開催後のフォローまで、安心してお任せいただける体制を整えています。
3. 印刷物・制作物を高品質で提供
- ポスター、チラシ、要旨集、抄録集、講演集
- 参加者カード、会場レイアウト図、導線図
- 印刷〜製本〜会場納品〜個別発送まで一括対応
制作物は、品質と納期の両面で安定した体制を整えています。大会に必要な資料を、全国どこへでも確実にお届けします。
導入事例
◎大規模学会（約1,000名～）｜運営全体の統合サポート
提供したサポート内容
- 参加・演題登録を統合管理するオンラインシステムの構築
- 決済機能のオンライン化
- 大会全体の問い合わせを一元化するサポートデスクの設置
- 受付運営を担うスタッフの派遣（3日間）
- 要旨集・参加証・封筒・ポスターなど制作物一式の制作・管理
抱えていた課題
大規模開催のため、登録管理・決済・問い合わせ対応・制作物の準備など、 事務局が担う業務が多岐にわたり、日常業務との両立が難しい状況にあった。
導入後の成果
登録・決済のオンライン化により、事務局の作業量が大幅に削減
制作物の品質向上により、大会全体の信頼性が向上
問い合わせ窓口の一本化で情報が整理され、運営の混乱が解消
◎中規模学会（約500名〜）｜50周年記念大会の総合運営支援
提供したサポート内容
- 50周年記念大会に合わせた企画設計と全体進行管理
- 会場全体の動線設計とレイアウトプランニング
- 幕類・パネル・サイン類を含む会場設営の統合管理
- 企業ブースのレイアウト提案・設営支援
- ポスター・参加証・要旨集など、記念大会仕様の制作物一式の制作
抱えていた課題
50周年という節目の大会であったため、通常開催よりも企画性・演出性・会場設計の精度が求められ、企画・設営・動線・企業ブースなど、専門性の高い準備が多岐にわたって発生していた。
事務局の体制だけでは、全体の統合管理や品質の均一化が難しい状況にあった。
導入後の成果
記念大会に必要な企画・設営・進行を一体的に支援し、大会全体を滞りなく実施
動線設計とブース支援により、参加者の移動・体験がスムーズになり、参加者満足度が向上
会場全体のデザイン・制作物の統一により、節目の大会にふさわしい一体感とブランド価値が高まった
◎小規模学会（約100名～）｜限られた体制を支える運営サポート
提供したサポート内容
- 参加登録フォームの構築と登録情報の整理
- 会場レイアウトの提案と必要備品の手配
- 受付運営のサポート（スタッフ派遣）
- ポスター・参加証・簡易プログラムなどの制作物の制作
- 当日の進行補助（タイムキーパー・案内対応など）
抱えていた課題
事務局の人数が限られており、 参加登録管理・会場準備・当日の運営など、複数の業務を並行して進めることが難しい状況にあった。
導入後の成果
登録情報の整理がスムーズになり、事務局の作業負担が軽減
会場レイアウトや備品手配が整い、当日の運営が安定
受付や進行補助のサポートにより、少人数体制でも大会を円滑に実施
制作物の統一感により、学会としての印象が向上
費用・料金について
多様な領域・規模の学会様からご依頼をいただいております。
お気軽にご相談ください。
お取引の流れ
Step1 お問い合わせ（ご要望確認）
大会規模・支援範囲・スケジュールなどをヒアリングします。
Step2 打ち合わせ（ご提案・御見積）
ヒアリング内容をもとに、最適な運営プランと御見積をご提案します。
Step3 内容決定（運営マニュアル・スケジュール提出）
確定内容に基づき、運営マニュアルと詳細スケジュールを作成します。
Step4 ご発注（サービス実施）
スケジュールに沿って、準備・当日運営・事後処理まで一貫してサポートします。
FAQ（よくある質問）
Q1. 小規模の学会でも依頼できますか？
はい。100名規模の研究会から大規模学会まで対応しています。
Q2. 開催時期や会場が決まっていなくても相談できますか？
はい。企画初期の段階からご相談いただけます。
Q3. 予算が決まっていないのですが大丈夫ですか？
問題ありません。規模に応じて複数のご提案が可能です。
Q4. どこまで依頼すべきか分からないのですが…
部分依頼・全体依頼どちらも可能です。整理から一緒に進めます。
Q5. 他社システムや印刷会社を使っていても依頼できますか？
はい。既存の仕組みを活かしながら必要部分だけの依頼も可能です。
Q6. オンライン開催やハイブリッド開催にも対応していますか？
対応しています。配信・動線設計・スタッフ手配まで可能です。
Q7. 直前の相談でも対応できますか？
直前のご相談であっても、可能な範囲で支援方法を調整いたします。
状況を丁寧に確認し、実現可能な形をご提案いたします。
Q8. 相談したら必ず依頼しないといけませんか？
ご相談やお見積は無料でお受けしています。
まずは情報整理の段階からでも構いませんので、どうぞお気軽にご連絡ください。
Q9. 準備はどれくらい前から始めるべきですか？
一般的には6〜12ヶ月前の準備が目安ですが、早めにご相談いただくことで、会場やスケジュールの選択肢が広がり、より無理のない進行計画を立てることができます。
Q10. 相談後、どれくらいで返答をもらえますか？
通常1〜2営業日以内にご連絡いたします。
まずはお気軽にご相談ください。
ご相談やお見積はすべて無料で、内容を伺った後に直ぐにご依頼を決めていただく必要もございません。
未来のスタッフが現在の状況を丁寧にお伺いし、 最適な進め方をご提案いたしますので、どうぞ安心してお問い合わせください。
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